Oggi la dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei processi di firma hanno migliorato i sistemi di workflow in ogni settore, rendendo i flussi di lavoro più rapidi ed efficienti con un conseguente risparmio di tempo e denaro.
Il panorama delle firme elettroniche però è estremamente vario. Non tutte le firme elettroniche hanno il medesimo valore legale: a seconda del contesto, è infatti necessario conoscere ed utilizzare lo strumento più adeguato.
Il Regolamento elDAS distingue tre principali tipologie di firma elettronica: FES, FEA e FEQ.
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La firma elettronica semplice (FES) è considerata la tipologia di firma più “debole” in ambito informatico poiché non prevede l’uso di strumenti in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato.
Il valore probatorio del documento su cui è apposta la firma elettronica semplice può essere determinato solo da un giudice (es: PIN del Bancomat, scansione di una firma cartacea su email, combinazione username e password della propria casella di posta elettronica, etc.);
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La firma elettronica avanzata (FEA) è identificabile come un processo, una scrittura privata tra le parti. Avviene il riconoscimento univoco del firmatario alla firma. Garantisce l’immodificabilità del documento, la validità legale e la possibilità di firma da remoto (es: PEC, firma di un abbonamento telefonico su tablet etc.). A differenza della FEQ, non garantisce l’inversione dell’onere della prova.
Inoltre, per rendere valida la FEA, bisogna rispettare alcuni requisiti tra cui:
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L’identificazione del firmatario deve essere validata da chi eroga la FEA o, in alternativa, da un delegato:
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L’utilizzazione di un processo di firma avanzata avviene, durante la prima volta, a seguito della firma del “Modulo di adesione alla FEA”;
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Dichiarazione di accettazione delle condizioni di servizio.
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La firma elettronica qualificata (FEQ) è la tipologia di firma più forte dal punto di vista legale. E’ il risultato di una procedura informatica che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio (per l’autenticazione del firmatario serve Spid o sistemi equivalenti/superiori; infatti la sola scansione dei documenti cartacei non è abbastanza forte) ed è prevista l’inversione dell’onere della prova (a carico del firmatario).
La firma elettronica qualificata si basa su un certificato emesso da un QTSP e realizzato attraverso un dispositivo sicuro come un token, una smart card e con la doppia autenticazione (OTP); l’identificazione dei soggetti è regolata dai fornitori dei servizi qualificati, autorizzati da Agid come Gaya (es: contratti riguardanti beni immobili, come per esempio quelli che trasferiscono l’usufrutto o la proprietà di un’abitazione, modificano la servitù prediale o i contratti di locazione con durata superiore ai nove anni, etc.).
Negli ultimi anni il mondo immobiliare è stato coinvolto in una rapida evoluzione tecnologica legata soprattutto alla digitalizzazione e alla nascita di strumenti avanzati dedicati al settore e ai suoi principali servizi. La firma elettronica fa parte di questa rivoluzione, una pratica sempre più comune e richiesta dagli stessi agenti immobiliari ormai rivolti all’ottimizzazione Proptech.
L’Agenzia delle Entrate stessa ritiene validi solo documenti firmati digitalmente e non scansionati (es. per un preliminare di compravendita di un immobile). La stessa firma deve essere inoltre di tipo Qualificata o Digitale (una qualificata basata su una tecnologia leggermente differente e utilizzata, prevalentemente, in Italia) pena la nullità dell’atto.
Attualmente il metodo di firma digitale, maggiormente utilizzato è la firma grafometrica e l’OTP. La firma grafometrica è quella apposta su un tablet che raccoglie i dati biometrici dell’utente, riuscendo a riconoscere la sua identità. La One Time Password (OTP) è un processo informatico che consente di firmare più documenti contemporaneamente con un singolo codice inviato (via smartphone) al sottoscrittore dal soggetto che eroga la firma elettronica avanzata.
Gaya, per differenziarsi e semplificare ulteriormente l’utilizzo lato cliente, ha abbandonato l’idea di usare i tablet per la firma grafometrica come mezzo, avvalendosi unicamente di firme digitali remote con Strong Authentication, facilitando tantissimo il mestiere dell’agente immobiliare.
In un’unica piattaforma l’agente immobiliare e il cliente possono:
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Incontrarsi in videoconferenza e firmare tutto il fascicolo documentale (Firma Sincrona);
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Gestire un Workflow di business incentrato sull’esigenze del settore con template prefabbricati;
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Accedere e identificarsi con le più innovative metodologie quali SPID, CieID, EdocID, WebID etc ;
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Estrapolare automaticamente i dati dai documenti (OCR) e servirsi del face-matching (AI) per la convalida dei sottoscrittori.
Come afferma Luca Boscardelli - Founder di AgentiImmobiliari.org - “Lavorare con contratti e moduli a firma elettronica dovrebbe essere la normalità, relegando il cartaceo a quella clientela che non è ancora in grado di attuare gli step necessari per firmare elettronicamente. I clienti usano la firma elettronica, in varie forme, molto più di quanto lo sappiano proporre molti professionisti, che troppo spesso immaginano il “segno sul foglio di carta” una soluzione migliore migliore, sbagliando.
Proporre un contratto a firma elettronica significa vivere nel presente, rendersi più avvicinabili dal consumatore rendendosi più professionali e competitivi in un unico gesto. Chi sta già utilizzando questi strumenti, magari nella sua forma più completa che è la FEQ, è semplicemente un professionista più completo, e io consiglio ai consumatori di rivolgersi a quest’ultimi."
Tipologie di firme elettroniche_ In grafica .pdf
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